Grupos de Procesos, Áreas de conocimiento y Procesos PMBOK 5

Grupos de procesos de la dirección de proyectos PMI

Grupo de proceso de iniciación

Desarrollar el acta de constitución del proyecto

Se define el alcance inicial y recursos financieros iniciales

 Se selecciona el Director del Proyecto

Se divide en fases

Se toma la decisión de continuar cada fase o el proyecto

 ¿Qué debe saber hacer el Gerente?

 Evaluar la factibilidad de los productos y servicios dentro de los supuestos y restricciones

 Definir el alcance (a alto nivel)

 Realizar el análisis de interesados claves

Identificar supuestos y restricciones basadas en la información histórica, de cliente y de expertos

 Desarrollar el Acta de Constitución del proyecto

Obtener la aprobación del Acta de Constitución del proyecto para formalizar la autoridad del gerente

Grupo del Proceso de Planificación

El objetivo principal de la planificación del proyecto es orientar la ejecución

Grupo de Procesos de planificación

 Hay que desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto y los planes subsidiarios

Se requiere especificar cuándo se culminan los esfuerzos de planificación

¿Qué debe saber hacer el gerente?

 Evaluar requerimientos detallados para establecer los entregables

Crear la EDT

 Desarrollar los planes subsidiarios, incluyendo la gestión de cambios

Presentar el Plan para la Dirección del Proyecto a los interesados (si se requiere)

 Conducir el inicio (kick off)

Grupo del Proceso de Ejecución

Los procesos de ejecución comprenden las acciones necesarias para asegurar que las actividades del plan del proyecto se lleven a cabo

 Llevar a cabo la ejecución del proyecto, por lo general toma la mayor parte del tiempo y de recursos

Los gerentes de proyectos deben utilizar sus habilidades de liderazgo para manejar los muchos desafíos que se producen durante la ejecución del proyecto

 Muchos patrocinadores e interesados del proyecto se centran en los entregables relacionados con los productos, servicios o resultados esperados del proyecto

Un reporte de hitos puede ayudar a centrarse en completar los principales hitos

 ¿Qué sucede?  
Se integran y realizan las actividades conforme al Plan para la Dirección del Proyecto  Es posible que se requiera replanificar la línea base

Se usa la mayor parte del presupuesto

 ¿Qué debe saber hacer el gerente?

 Obtener y gerenciar los recursos

 Ejecutar las tareas definidas en el Plan para la Dirección del Proyecto

 Implementar los cambios aprobados en el Plan para la Dirección del Proyecto

Maximizar el desempeño del equipo

Grupo del Proceso de Seguimiento y Control

Consiste en medir el progreso hacia los objetivos del proyecto; monitorear desviaciones del plan y tomar acciones correctivas

Las salidas incluyen informes de rendimiento, solicitudes de cambio y actualizaciones de los distintos planes

¿Qué sucede?

 El proyecto se modifica a través del tiempo

 Las tareas del proyecto requieren seguimiento

 ¿Qué debe saber hacer el gerente?

 Observar y medir el desempeño a fin de identificar variaciones, desarrollar acciones correctiva aprobadas e informar a los interesados

Gerenciar los cambios actualizando el Plan para la Dirección del Proyecto

 Asegurar los entregables de acuerdo con los estándares de calidad

Actualizar el registro de riesgos

Evaluar las acciones correctivas para la solución de hallazgos (issues)

 Comunicar el estado del proyecto a los interesados

Grupo del Proceso de Cierre

 Implica obtener la aceptación por parte del cliente de los productos y servicios finales

Incluso si los proyectos no se han completado, debería poder aprenderse del pasado

Las salidas incluyen los archivos del proyecto y lecciones aprendidas, parte de los activos de proceso de la organización

Áreas de conocimiento según PMI

1. Gestión de la integración: tomar decisiones referidas a la asignación de recursos, balancear objetivos y manejar las interdependencias entre las áreas de conocimiento.
2. Gestión del alcance: incluye aquellos procesos requeridos para garantizar que el proyecto cuente con todo el trabajo necesario para completarlo exitosamente. Su objetivo principal es definir y controlar qué se incluye y qué no es incluye en el proyecto.
3. Gestión del tiempo: incorpora los procesos necesarios para administrar la finalización del proyecto a tiempo. Estos procesos son: definición de las actividades, establecer las secuencias de las actividades, estimar los recursos de las actividades, programar la duración de las actividades, y desarrollar y controlar el cronograma.
4. Gestión de los costos: contiene los procesos relacionados con estimar, presupuestar y controlar los costos de tal manera que el proyecto se ejecute con el presupuesto aprobado.
5. Gestión de la calidad: aquí se encuentran los procesos y actividades que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad para que el proyecto sea ejecutado satisfactoriamente.
6. Gestión de los recursos humanos: se consideran los procesos relacionados con la organización, gestión y conducción del equipo del proyecto. Este equipo es conformado por las personas a quienes se les asigna roles y responsabilidades para completar el proyecto.
7. Gestión de las comunicaciones: implementa los procesos necesarios mediante los cuales se busca que la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.
8. Gestión de los riesgos: aquí se desarrollan los procesos relacionados con la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo, control y minimización en un proyecto.
9. Gestión de las adquisiciones: abarca los procesos de compra o adquisición de los insumos, bienes y servicios que se requiere para hacer realidad el proyecto.
10. Gestión de los interesados: desarrolla los procesos que hacen posible la identificación de las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto. Se busca conocer y evaluar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto.

Procesos PMBOOK

1 desarrollar el acta de constitución del proyecto

Desarrollar el acta de constitución del proyecto tiene como objetivo formaliza el inicio del proyecto y establecer el nivel de autoridad que tendrá el director a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

En este documento se describen las necesidades, los objetivos y los entregables de manera general, se identifican suposiciones y restricciones y se establecen fechas importantes (hitos) del proyecto.

2 IDENTIFICAR LOS INTERESADOS

Identificar a los interesados es el primero proceso que realiza un administrador de proyectos una vez que es nombrado.

Los interesados son todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados de manera positiva o negativa por el proyecto.

Utilizando el acta de constitución del proyecto, se aplica un análisis de los interesados para identificar la influencia de cada uno de ellos

3. DESARROLLAR EL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Incluye acciones para definir,integrar y coordinar todos los planes de las diferentes áreas de conocimiento.

4. Planificar el involucramiento de los interesados

La gestión de los interesados es definir la estrategia para comprometerlos con el proyecto y mitigar de esa forma posibles impactos negativos, se gestionan sus expectativas y requisitos.

5. Planificar la gestión del alcance.

En la gestión del alcance se define cómo se llevarán a cabo los procesos del área de conocimiento de alcance. Se debe describir cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto.

6. Recopilar los requisitos.

Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados.

7. Definir el alcance.

Definir el alcance es desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto, lo que se busca es generar el enunciado del alcance detallado (qué).

8. Crear la EDT/WBS

La EDT/WBS (work breakdown structure) consiste en dividir al proyecto en menores componentes para facilitar la planificación del proyecto, con la EDT/WBS se puede dar una visión estructurada de lo que se debe entregar.

La EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del proyecto.

9. Planificar la gestión del cronograma.

Planificar la gestión del cronograma implica definir las políticas para elaborar y gestionar el cronograma y los temas relacionados con la gestión de cambios.

Se define cómo se van a gestionar las contingencias, los cambios solicitados en el cronograma y también cómo se va a actualizar esos cambios.

10. Definir las actividades

Los paquetes de trabajo se descomponen en componentes más pequeños denominados actividades, que representan el trabajo necesario para completar los paquetes de trabajo.

Con estas actividades se define el cronograma, costos, riesgos y recursos requeridos en el plan de dirección.

11. Secuenciar las actividades

Secuenciar las actividades es determinar las dependencias entre las actividades identificadas del proyecto.

La secuencia de tareas puede llevarse a cabo mediante la utilización de un software de gestión de proyectos o mediante técnicas manuales.

12. Planificar la gestión de los riesgos.

Planificar la gestión de los riesgos es el proceso que define cómo  realizar la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos.

La gestión de riesgos busca aumentar la probabilidad y el impacto de las oportunidades, y disminuir la probabilidad y el impacto de las amenazas.

13. Identificar los riesgos.

Se establecen los posibles riesgos en la dirección del proyecto

14 Realizar el análisis cualitativo de riesgos.

Se da  un nombre a cada riesgo y se definen cualidades apreciativas como sus propiedades, al hacer el análisis se dirige a ver y resaltar las características de cada uno.

15 Realizar el análisis cuantitativo de riesgos.

Se definen las implicaciones cuantitativas de los riesgos se les asigna una cuantificación numerica

Planificar la respuesta a los riesgos.

Planificar la respuesta a los riesgos consiste en desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los

16.Planificar la gestión de recursos.

Planificar la gestión de los recursos humanos es el proceso de identificar y documentar los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, así como de crear un plan para la gestión de personal.

17. Planificar la gestión de los costos. 

Planificar la gestión de los costos es establecer las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto.

18. Estimar los costos.

Estimar los costos consiste en desarrollar una estimación aproximada de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.

19. Estimar los recursos de las actividades. 

Estimar los recursos de las actividades es en donde se identifica el tipo, cantidad y características de los recursosnecesarios para completar las actividades, lo que permite estimar el costo y la duración de manera más precisa

20. Estimar la duración de las actividades. 

Estimar la duración de las actividades es identificar  la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar las actividades individuales con los recursos estimados.

21. Desarrollar el cronograma. 

Desarrollar el cronograma consiste en integrar todas las actividades, secuencias, recursos y duraciones.

Se analizan las secuencias de actividades, las duraciones, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el modelo de programación del proyecto.

22.Determinar el presupuesto. 

Determinar el presupuesto consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo.
El objetivo es establecer una línea base de costos autorizada con la que después se podrá monitorear y controlar el proyecto.

23. Planificar la gestión de la calidad. 

Determinar el presupuesto consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo.
El objetivo es establecer una línea base de costos autorizada con la que después se podrá monitorear y controlar el proyecto.

24. Planificar la gestión de las comunicaciones. 

Planificar la gestión de las comunicaciones es determinar cuáles serán las necesidades  y los requisitos de información de los interesados y de los activos de la organización disponibles.

25.Planificar la gestión de las adquisiciones. 

Planificar la gestión de las adquisiciones es determina qué bienes y servicios deberán adquirirse fuera de la organización y cuáles podrán ser provistos internamente por el equipo de proyecto.

 26. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto. 

Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto es llevar a cabo lo desarrollado en el plan para la dirección del proyecto.

Se implementan los cambios aprobados (acciones correctivas, acciones preventivas, reparación de defectos) y se revisa de manera periódica el impacto de los cambios sobre el proyecto.

27. Gestionar el conocimiento del proyecto

28.Gestionar la participación de los interesados.

Gestionar la participación de los interesados es el proceso de comunicarse y trabajar con ellos para satisfacer sus necesidades/expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la participación

29.Adquirir recursos.

Para adquirir al equipo del proyecto se debe conocer qué personas han sido previamente asignadas al proyecto así como negociar para obtener a los mejores recursos posibles.

Contratar a nuevos trabajadores (internos o externos) y conocer las ventajas y desventajas de los equipos virtuales.

30.Desarrollar el equipo.

Desarrollar el equipo del proyecto es el momento en el que se mejoran las capacidades individuales y grupales de los miembros del equipo.

31.Dirigir al equipo.

Dirigir el equipo del proyecto implica dar seguimiento del desempeño de los integrantes, implica retroalimentación  y resolución de conflictos o polémicas.

32.Gestionar las comunicaciones.

Gestionar las comunicaciones es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar  la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones. 

33.Efectuar las adquisiciones.

Efectuar las adquisciones es el proceso de obtener respuestas de los proveedores, seleccionarlos y generar contratos.

34.Gestionar la calidad.

Realizar el aseguramiento de la calidad consiste en verificar que se estén implementando todos los procesos y normas definidas en el plan de calidad.

 35. Implementar la respuesta a los riesgos

 36. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto.

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto es el proceso para dar seguimiento, revisar e informar del avance del proyecto respecto a los objetivos de desempeño definidos.

37.Realizar el control integrado de cambios.

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto es el proceso para dar seguimiento, revisar e informar del avance del proyecto respecto a los objetivos de desempeño definidos.

39. Monitorear el involucramiento de los interesados.

Es el proceso de monitorear las relaciones de los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los stakeholders.

40. Controlar el cronograma.

Controlar el cronograma tiene como propósito detectar desviaciones en el cronograma y establecer acciones correctivas y/o preventivas para minimizar el riesgo en el proyecto.

41.Controlar los costos.

Controlar los costos es detectar desviaciones a la línea base de costos para que el equipo de trabajo pueda implementar acciones correctivas y minimizar el riesgo del proyecto.

Implica analizar la relación entre el uso de los fondos del proyecto y el trabajo real efectuado a cambio de tales gastos.

42. Monitorear las comunicaciones.

Controlar las comunicaciones provee un flujo de información óptimo entre el equipo del proyecto, los interesados y otros participantes.

 43. Monitorear los riesgos.

En el proceso de controlar los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se monitorean los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evalúa la efectividad del proceso contra los riesgos a través del proyecto.

44. Controlar la calidad.

Controlar la calidad es asegurar que se cumplan las normas, se verifica que los entregables del proyecto estén dentro de los límites de calidad pre-establecidos.

45.Controlar los recursos

46.Validar el alcance.

validar el alcance es formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado.

Se revisan los entregables con el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptación formal.

47.Controlar el alcance.

Controlar el alcance es implementar cambios formalmente aprobados.

Lo que se quiere es prevenir la corrupción del alcance (goldplating.- no pasó por el control integrado de cambios).

48.Controlar las adquisiciones.

Controlar las adquisiciones es administrar las relaciones y el desempeño de los proveedores.

Se tiene que verificar que se cumplan con los términos y condiciones de los contratos.

49.Cerrar el proyecto o fase.

Cerrar el proyecto o fase también se conoce como cierre administrativo, en este proceso se tienen que  evaluar los resultados antes de seguir con la siguiente fase (si es que el proyecto fue dividido en fases).